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【遴选公文写作技巧】工作总结要注意六忌
在写作总结时出现的问题是多方面的，在主旨方面，有主旨不明确，主旨和材料不对应，没有总结出经验等;在结构方面，有结构不合理，各部分比例失衡，层次不清楚;在材料安排方面，有排列不科学，详略不当，重点不突出等;在语言表达上，有套话多空话多，语言不够精练准确等。
这里，将人们写作总结时经常出现的几种毛病一一列举出来，目的是引起写作者的注意。
1.套话空话多
总结是一种常用的事务性文体，有一定的程式性。在实际的写作中，各类工作总结都不同程度地存在着套话的问题。如个人总结的第一部分一般都是总结政治思想方面的表现，在这部分最容易出现的问题就是套话多，连小标题的拟定也大致差不多。诸如“加强政治理论学习，不断提高政治思想素质”之类。
这些语句不是不能写，而是运用时要结合自己的实际情况，不要使这些语句所表达的内容与自己的思想和工作游离开，要显示出不同个体的独特性。
总之，写作总结时要少说空话，少说套话，紧紧结合自己的工作实际，把每一句话都落到实处。套话空话连篇的总结是没有人喜欢看的。另外，在写作总结时，适当地突出自己与众不同的优势和特长，也是避免套话、雷同的一个方法。
2.缺少概括提炼
写总结应该讲究实事求是，尊重客观实际，但绝不意味着可以照相般地复制原始的东西，有什么就写什么，怎么做的就怎么写，把总结写成“豆腐账”。有的总结中，张三李四，甲乙丙丁，东南西北，大事小情，无不记录在案。特别是关于工作成绩方面的总结，唯恐有所疏漏。
要想解决这个问题，一是要善于“合并同类项”，把同一性质或同一类型的工作归纳在一起;二是要善于概括提炼，从相同的事物中概括提炼出具有典型意义的东西来。
请看一篇XX大学民主党派年度工作总结的正文部分：
一、积极参与民主管理和民主监督
1.参加学校“征求干部群众意见座谈会”
2.参与教务处领导座谈研讨“培养目标”
3.参加《新图书馆功能规划》建言献策会
4.举办“收入分配制度工作座谈会”
5.举办民主党派中青年教师座谈会
二、传达贯彻有关会议精神
三、举办传达“两会精神”报告会
四、举办民主党派学术沙龙成立五周年大会
五、举办乒乓球友谊赛
六、举办民主党派迎新春联谊会
七、组织中青年活动
八、举办“居家养老护理技能讲座”
九、举办首届民主党派卡拉OK歌咏大赛
这洋洋洒洒，拉拉杂杂，连开什么会议、谁主持会议、讲了哪些话都无所遗漏，几乎就是一篇大事记，而不像是工作总结。
3.用语不简练
总结行文中的不简练的问题存在于多方面，上面谈到的套话、空话都属于不简练。此外，从大的方面讲，不简练是指不懂剪裁之道，繁杂的内容缺乏精练的概括，详略不得当，该略的没有略。从小的方面讲，不简练是指用词造句上啰嗦，不恰当地使用长句子。长句子的好处是严密周全，但用得不好，则重点不突出，拖泥带水，分散了读者的注意力，如：
一年来，本人积极参加地区药监局、本县和分局安排的各项政治学习活动的同时，充分利用业余时间通过杂志报纸、电脑网络和电视新闻等媒体，认真学习贯彻党的路线、方针、政策，系统地阅读了《马克思主义哲学》《毛泽东思想概论》《社会主义市场经济》《行政管理》《民法》《公文写作》等理论知识以及业务部门相关的政策、法律和条例等，逐步提高了自己的政治水平和业务素质。
这个句子长的原因是定语、状语和宾语太多，反而影响了对句子主干的快速把握，可有可无的修饰限制性的词语应该去掉，能合并的内容应该合并。
4.缺乏逻辑感
不符合逻辑的表面现象是语句的语意杂糅、层次的纠缠不清等，它的深层原因是思维的不清晰。我们看下面一段工作总结。
全年的工作主要包括以下几个方面：
1.认真做好分局文秘材料的撰写、打印、信息上报和档案管理、会议记录等办公室工作，确保及时撰写和上报。
2.积极参与药品、医疗器械市场监管工作，保证分局各种文书材料的及时撰写和上报。
3.药品零售企业的注册管理等工作，药品零售企业检查验收和GSP认证工作。
这不长的一段文字，初看似乎没什么毛病，仔细推敲，发现这份总结的逻辑和层次不很清晰。其中，“1”提到“做好分局文秘材料的撰写”，“2”也提及“保证分局各种文书材料的及时撰写和上报”，这两种材料是什么关系，是否可以归为一类?另外，“药品、医疗器械市场监管工作”和“药品零售企业的注册管理等工作，药品零售企业检查验收”这两项工作又是什么关系?是完全独立的吗?还是有交叉?作者归纳出来的这三点工作显然不是并列关系，划分的依据是不科学的、不清楚的。
写作总结时，在对工作的做法、成绩进行归纳和提炼的过程中，逻辑思维的能力显得很重要。有许多同志在这方面出错，概念不明确，判断不恰当，归纳推理时缺乏逻辑性。我们练习写作时，要有意识地训练自己的逻辑思维能力，遵守同一律、矛盾律、排中律、充足理由律等形式逻辑的基本规律，这样，才能有条不紊地表达总结的内容。
5.缺点写得流于形式过于空泛
总结的目的是总结工作的成绩和经验，以指导今后的实践，缺点和不足一般不是总结写作的重点。有的总结，如经验总结等，可以不写缺点和不足，而有些全面的综合性总结则要写到缺点和不足。
在写作中，我们应该遵循这样的原则：可以不写缺点和不足，但要写的话，就一定认真对待，实事求是地写准确，并尽量地分析产生问题的原因。在现实生活中，有些总结，谈到存在的不足和问题时，突出的毛病是写得空泛、抽象。如：
虽然在新的工作岗位上努力学习和工作，但由于调入的时间不长、业务不熟悉等原因，工作中存在一定的问题：一是政治和业务学习抓得不够。主要精力用于实际工作，对政治和业务学习重视不够。二是业务水平和执法能力有待于不断提高。虽然狠抓业务学习，认真学习掌握“一法两条”等有关知识，但与实际工作的要求仍有一定差距，需要继续加强学习。
这些缺点和不足放在谁的身上都可以，针对性不强，也不利于今后的改正和克服。
6.今后打算过于简略或过于详细
谈到今后工作努力的方向和打算，有的作者没有经过认真思考，仅作个笼统的表态。如：
明年，我们要克服以往存在的问题，进一步解放思想，排除各种障碍，努力使帮扶工作进入快车道，并不断取得新的成绩。
这样的写作对于工作意义不大，应该站在全局的角度进行宏观分析，描绘出主要工作及其实现的目标，从而充分体现工作的前瞻性，达到明确今后工作任务和努力方向的写作目的。
同样，下年度的工作设想太详细，也是总结写作中的一个常见的毛病。出现这个问题的原因：一是在实际工作中，许多单位习惯将两种文书合于一处，既是总结，也是计划，有提高工作效率之便;另一个是有的写作者不注重简练，不区分主次，一味追求全面和繁复。无论是哪种原因，从文体角度看，今后的工作打算不应该占过多的篇幅。总结中提出未来的工作设想，只能概括性地提出，不要求全面具体，因为工作总结毕竟不是工作计划。
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