2014山东省属事业单位:公共行政的运行机制(2)

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　　第二节 行政沟通

　　1.行政沟通的涵义

　　行政沟通是指行政系统内部各部门之间、层级之间、人员之间借助一定媒介和通道传递思想观点和情感信息，交流情报信息，以期达到相互了解、协同合作的一种管理活动。行政沟通既是行政管理的重要环节，又是一种重要的工作技巧。

　　2.行政沟通的类型

　　一般而言，行政沟通的类型可分为正式沟通与非正式沟通两种。

　　1、 正式沟通

　　正式沟通是指通过正式的行政组织程序，沿着正式的组织线路所进行的信息传递和交流。正式沟通是行政沟通的一条主要渠道。

　　根据信息流向的不同可分为下行、上行、平行三种：

　　(1)下行沟通。下行沟通是指行政组织按行政隶属关系自上而下进行的信息传递。比如：对下级明确行政目标;下达有关工作方面的指示;提供关于组织程序和行动情况等。下行沟通要做到的是“上情下达”，这是调动下级积极性的重要手段。

　　(2)上行沟通。是指按照行政隶属关系，由下级向上级反映意见和情况的过程。上行沟通的目的是实现“下情上达”。如下级向上级呈送材料反映情况等。它既是下级对上级指示作出反馈，使上级了解决策执行的程度，又是下级向上级提供新决策的信息资料。这种沟通既可使上级了解下情，又能调动下级参与的积极性。缺点是下级可能报喜不报忧。

　　(3)平行沟通。又叫横向的沟通，是指同一层级的组织或同事之间的相互沟通。它可以增进各部门、各单位之间的了解和合作。经常采用的是协商方式，以此促进互相了解，消除扯皮现象，达到和谐同步地共同完成行政组织的大目标。

　　正式沟通的特点是沟通效果好、约束力强、信息可靠。缺点是沟通速度较慢和缺乏灵活性。正式沟通的主要内容包括：行政机构正式发布的命令、指示、通告、法令、规章、规则、章程等，以及下级向上级通过正式途径传递的请示、建议、申请、报告等。

　　2、非正式沟通

　　非正式沟通是指通过正式规章制度和正式组织程序以外的，以行政人员交往关系为基础进行的信息交流。它是一种社会现象，它的效力有时会超过正式沟通。它的特点是传递速度非常快，但是容易导致信息内容失真。非正式沟通表现为：行政工作人员之间的私人往来、日常社交、个人友谊;非正式的聚会和闲谈;社会上或机构内的各种谣言、传闻等。

　　非正式沟通可以传递正式沟通无法传递的信息，使行政领导了解在正式场合无法获得的重要情况;行政工作人员可以通过非正式沟通私下表达自己的真实看法，非正式沟通还可以减轻正式沟通渠道的负荷量，促使正式沟通提高效率。但是，由于非正式沟通不固定，传递者往往按自己的主观愿望对信息进行裁剪，从而使信息的可靠程度降低。同时，非正式沟通容易传播小道新闻，使谣言四起。

　　正式沟通与非正式沟通是行政沟通中的两种并存的不同渠道，在行政沟通中两者是相互补充的。在行政沟通中，二者都不可偏废，应扬长避短，把两者有机地结合起来，共同发挥它们的积极作用。

　　3.行政沟通的模式

　　行政沟通的模式一般而言包括以下几种：

　　1、 轮型。轮型网络类型表现为两个层次的沟通，其特征是存在一个沟通中心，而其他各点则只能与沟通中心发生联系，彼此无相互沟通的渠道。在这种沟通网络中其优点是权力高度集中，领导者是全权的，其部属均置于沟通中心的直接领导下，其沟通速度快，中心信息多，容易控制，容易取得行政高效。其不利之处在于信息垄断会造成行政专断，不利于鼓励行政人员的积极性和主动性。

　　2、链型。链型网络类型表现为三个层次的单线沟通，其特征是上下信息的传递是采取上层与底层无直接联系，通过中间层进行沟通的方式。这种沟通网络的优点是信息进行了分流，由中间层管理者处理一部分信息，从而减轻上层的压力，可改变行政专断现象。其不足是信息传递要经过筛选层，容易使信息失真，也可能使上级不能了解下级的真实情况，下级不能了解上级的真实意图。

　　3、环型。环型网络类型表现为三个层次的沟通。其特征是各个信息沟通点的地位是平等的，成员只能与临近的两个点发生关系，其他各点则相互隔离，无法沟通。这种沟通网络的优点是因各成员在沟通中占有同等地位，故参与感较强，有助于调动成员的积极性，并且这种沟通网络中的沟通幅度易于掌握，也易于操纵和控制。其不足表现为信息沟通十分有限，没有中心，不利于形成行政权威。

　　4、 全通道型。在全通道型这种沟通网络中，各沟通点可以和其他所有的点发生关系，各类信息可以相互沟通，没有信息中心。其优点是信息沟通广度与深度比其他沟通网络大，可以让行政人员和一般群众了解决策全过程，增加透明度，吸引行政人员广泛参与，促进民主行政。其缺点是沟通渠道杂乱，信息易流失，各种信息均进入渠道，相互干扰，影响效果，不利于信息管理，易泄露机密。值得强调的是，这种沟通网络只是一种暂时性的结构模式，通常不稳定，在实际行政活动中会发生分化，向分裂和集中的方向发展。

　　掌握了各种沟通网络的优缺点，在实际的沟通过程中就要根据不同的需要来选择不同的沟通网络：如果行政组织强调沟通速度快与容易控制，采用轮型沟通网络比较有效;如果强调组织成员的士气，重视调动组织成员的积极性，则采用环型沟通网络较为理想;如果强调行政组织需要分级授权管理，则采用链型沟通网络;如果强调行政管理的民主气氛，就要采用全通道型沟通网络。

　　4.行政沟通的障碍

　　在行政管理实践中，存在错综复杂的因素，常常出现沟通障碍，影响行政沟通的实现。沟通的障碍来自沟通主体、沟通对象和沟通渠道。

　　1、 沟通主体 a 信息可能表述不清，沟通对象不能正确理解。

　　b惰性，不传递必要的信息。

　　c时间紧迫，事务繁多没有充裕的时间进行沟通

　　d 对管理对象不了解甚至根本不信任

　　2、 沟通对象 a忽视信息，原因可能是注意力不集中或误以为已经知道沟通的内容

　　b理解有误，原因可能是沟通对象的观念、习俗、心理、经验、专业、语言等不同个人特点，导致有选择地接受信息，从而造成误解。

　　c拒绝接受信息 原因可能是极端情绪，沟通对象无法进行客观而理性的思维活动，而代之以情绪化的判断，根本接受不了信息;也可能是对沟通主体缺乏信任。

　　3、 沟通渠道 a选择的沟通媒介不合适

　　b几种媒介相互冲突

　　c组织结构层次过多，信息传递过程中歪曲、走样

（编辑：山东网络编辑）